はいさい
梅雨真っ盛りですね。いま、すごい雨が降っています。
同期会の準備も着々と進んでおり、今、案内状を印刷しているところです。
それでは、先日の質問にお答えさせていただきます。
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幹事の皆さんの事前打合せ及び慰労会で258,304円、それに幹事負担金124,000円を合わせると382,304円になりますが、正直言って少し費用がかかりすぎだと思います。
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ご指摘のように、開催した幹事会の回数と幹事の人数を報告しておりませんでした。幹事会は４月の終わりから２週間に１度のペースで行われました。合計11回になります。[事前:８回][事後(記念誌のため)1回] [パーティ開催成功の慰労会:１回] [記念誌作成終了の慰労会:１回]になります。幹事の人数は作成した記念誌の裏にも記載していますとおり36人です。全員が全会100％出席していたわけではありませんが、８割方は出席していました。幹事会を夜行ったことから、職場からの直行組も多く、食事、飲み物代の半額程度を会費から捻出しました。居酒屋では、どうしても１人あたり２０００円以上かかってしまうので開催場所を同期生の施設を利用したりと、それなりに節約して いました。「費用がかかりすぎ」と思われるかもしれませんが、費やしてもらっている時間や労力、また電話通信料（特に携帯電話）なども各自負担してもらってましたので、事務局としては食事代の半分くらいは会費から負担してもいいかなと判断しました。
それから、こういう考え方が妥当かどうかわかりませんが・・・、幹事会の出席人数が２０～３０名でしたので、１人あたりの金額を時給換算にすると会費から捻出したのは２００円にも満たない金額です。
事前に８回も？と、思われますが、前回は卒業後20年経過した後の始めての同期会のため、連絡先が不明者がかなりいたこと。（高校卒業時に住所が卒業アルバムに記載されていますが、その住所に連絡がつく人は数えるほどしかいなかった）また、経験のない幹事が開催する、初めての同期会の開催であったため物事の進行に慎重を期しました。いずれにせよ今回は幹事会の回数も４回程度にするつもりなので、予算的にはかなり減らす予定です。
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あくまでも個人的に... 慰労会も2度行われていますが、通常慰労会は1回ではないでしょうか？
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そういう意見もあってしかるべきでと思います。当初慰労会の予定は全くありませんでした。
逆に幹事にとっては人数が集まらないときの赤字補填のリスクを負いながら、準備期間の作業を行っていました。当日、参加を見込んでいなっかた方が予想以上に集まり（５０人程度）、予算に余裕が出たことから、相当の労力を注いでいただいた幹事の皆さんの労をねぎらう意味で慰労会を実施しました。たしかに２回もやる必要があったかどうか考え直す必要はあると思いますが、同期会開催直後は、「無事成功させることができた」という幹事達の安堵感と達成感、記念誌の発送作業終了後は「やっと終わった」という充足感とかもあり、いきおいで慰労会をやってしまったのも否めません。
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もう一点は、記念誌作成印刷費547,782円となってますが、確かお写真撮影はプロの方の撮影ではなかった記憶です。それと印刷費を含めてもかなり高いと思いますが、どうでしょうか？
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印刷代 42 万円 / デザイン・レイアウトデータ作成 10 万円 / カメラ代・現像代 約2.8万円 作成した記念誌は、350部です。
これに関しては、この記念誌を印刷会社等に持ち込んで見積もりをとっていただいたらいかに安いか分かると思います。全部で２８ページのデザインおよびレイアウトデータ作成費用、写真１６０点余の分解代、印刷製本費用。写真の分解代など通常１点2,000円から4,000円くらいするので、まともに計算するとこれだけで４０万円ぐらいかかってしまいます。
デザインレイアウト費用も通常だと、ページあたり5,000円～20,000円くらいですから２８ページで税込み１０万円は格安だと思います。
写真撮影は、ホテルで撮影した集合写真はプロが撮影しました。しかし、その費用は名目上同期会開催日の飲食費（ホテルに支払った費用）にふくまれており、印刷関係の費用には含めていません。 記念誌に用いた写真は、各テーブルに配置した使い捨てカメラにて皆さんにて撮影していただきました。デジカメで撮影した場合は、印刷の際に写真分解費用はかからないのいですが、何せ４年前は、まだデジカメが普及してなかったものですから。
また住所録をデータ入力作業もすべて幹事が行っております。660名分の名前・住所等の入力を一般のデータ入力センターに委依頼すると１件あたり100円近くの費用がかかると思いますが、その作業だけでも10万円分程度の節約をしていると考えています。裏を返せばその分を難儀しているわけです。
記念誌に関しては、かなりコストを削減して作成したというのが実情です。そのへんから幹事会の費用を捻出したというのもありますが。
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最後にお願いは、いろんなご意見もあろうかと思いますが、飲食費の予算はもう少し上積みしても良いかと思います。
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ご意見ありがとうございます。
今度は、満足出来るように手配したいとは思います。前回同様、当日急に出席する方が多い場合は、不足感を味わうことになるかもしれませんが、その際にはお近くの幹事に「チョット～、食事、少ないんじゃないの！」と一言告げてくださるようお願いします。メニューは限られますが当日の追加も可能です。
最後に、次回の同期会に向けて、案内を郵送する準備（ラベル貼りの作業）を行いますので、他にご質問がありましたら、土曜日（６月５日）の午後７以降、首里高校正門前の「純」にて数名の幹事で作業をする予定にしておりますので、足を運んでいただければ（ついでに作業も手伝っていただければ）と思います。
以上、 事務局 儀保・比嘉